Cómo asociar secciones (Disponibilidad limitada)

Nota: La asociación es una función limitada. Comuníquese con el administrador de su cuenta si está interesado en la asociación.

Utilice la herramienta de asociación en la pestaña Importar de su cuenta de administrador del sistema para asignar varias secciones del curso en su SIS a un curso en Schoology.

Terminología

  • Asociación: Asignar las inscripciones de una o varias secciones del SIS a una sección diferente en Schoology.
  • Código de sección de destino del centro educativo: El código de sección del centro educativo de la sección que existirá en Schoology, o de la sección que planea conservar en Schoology.
  • Código de sección asociada del centro educativo: El código de sección del centro educativo correspondiente a la sección que se convertirá en la sección de destino. Al iniciar sesión en Schoology, el instructor y los alumnos del curso no podrán ver el curso asociado a este código de sección del centro educativo.

Descripción general

¿Cuándo debo utilizar la herramienta de asociación de secciones del curso?

Esta herramienta fue diseñada para utilizar en situaciones en las que varias secciones separadas dentro del Sistema de información de alumnos se enseñan como una sola sección y, por lo tanto, solo se necesita una sección en Schoology.

Como ejemplo, la asociación puede ser una buena solución si el centro educativo utiliza la asignación inclusiva en el aula, pero el progreso de los alumnos se registra por separado en el SIS.

Si un curso universitario se utiliza para obtener varios créditos en departamentos diferentes, los alumnos pueden estar inscritos en cursos separados en el SIS según el departamento en el que recibirán crédito. De esta forma, puede asociar esas secciones para que todos aparezcan inscritos en la misma sección en Schoology y, al mismo tiempo, mantener la contratransferencia de calificaciones hacia los cursos departamentales correspondientes del SIS para cumplir con los informes.

Comuníquese con el administrador de su cuenta si no está seguro sobre si puede utilizar la función de asociación del curso para satisfacer las necesidades específicas relacionadas con los informes y las inscripciones en el centro educativo.

¿Cómo funciona la asociación?

A través de la asociación, se asignan las inscripciones de ciertas secciones (las secciones asociadas) a otra sección en Schoology (la sección de destino).  Puede asignar varias secciones asociadas a una sola sección de destino. Las secciones asociadas no se crean en Schoology. Si asocia secciones después de crearlas en Schoology, las secciones asociadas se eliminan de Schoology y solo permanece la sección de destino. Todos los materiales y las entregas de las secciones asociadas desaparecerán luego de la asociación. Los materiales y las entregas para la sección de destino se conservarán luego de la asociación.

Nota importante

La asociación se creó con la intención de que todas las asociaciones se realicen antes de que se agreguen los materiales en las secciones y de que los alumnos realicen entregas y reciban calificaciones. Si bien es posible realizar la asociación luego de que todo esto suceda, debería ser solo la excepción. Para hacerlo, se requieren esfuerzos y consideraciones especiales tal como se describe en este documento.

Cómo funciona la asociación

Pasos del proceso de asociación

Los pasos a través de los cuales se crean las secciones asociadas en Schoology son los siguientes:

  1. Aprovisionamiento de usuarios: a través del conector del SIS, la API de Schoology o la importación automática. Si utiliza esto actualmente, no es necesario realizar ningún cambio en este proceso para la asociación.
  2. Aprovisionamiento de cursos: a través del conector del SIS, la API de Schoology o la importación automática. Si utiliza esto actualmente, no es necesario realizar ningún cambio en este proceso para la asociación.
  3. Aprovisionamiento de inscripciones:a través del conector del SIS, la API de Schoology o la importación automática. Si utiliza esto actualmente, no es necesario realizar ningún cambio en este proceso para la asociación.
  4. Carga del archivo de asignación de asociaciones: a través de este paso, se crea la asociación en Schoology para su organización.

Secuencia de pasos del proceso de asociación

Puede ejecutar el paso 4 , “Carga del archivo de asignación de asociaciones”, varias veces, antes o después de los pasos mencionados anteriormente (pasos 1-3). Existen motivos legítimos para realizar la carga antes de los pasos de aprovisionamiento o después de estos. La organización probablemente identifique una secuencia de pasos estándar, pero es posible que estos pasos deban alterarse en ciertas situaciones. Es importante comprender las implicaciones de las diferentes secuencias.  

En cada secuencia mencionada a continuación se utilizará en el siguiente ejemplo:

  • Álgebra 1 sección 1 es la sección de destino.
  • Álgebra 1 sección 2 y Álgebra 1 sección 3 son las secciones que se asociarán a la sección de destino.

Los pasos para la carga del archivo de asociación se detallan a continuación en este documento, luego de documentar las diferentes secuencias de pasos posibles.

Secuencia 1: Carga del archivo de asignación de asociaciones antes del aprovisionamiento de cursos o inscripciones

Para esta secuencia, el autor del archivo de asignación de asociaciones debe obtener del SIS el valor que se utilizará como código de sección del centro educativo en Schoology para cada sección en el archivo de asignación de asociaciones (en caso de no ser posible, se debe recurrir a la secuencia 2).

Orden de los pasos:

  1. Carga del archivo de asignación de asociaciones: cargue en Schoology las asignaciones de asociaciones deseadas. En el ejemplo descrito anteriormente, se vería de la siguiente manera:

Sección asociada

Sección de destino

Código de sección del centro educativo para Álgebra 1 sección 2

Código de sección del centro educativo para Álgebra 1 sección 1

Código de sección del centro educativo para Álgebra 1 sección 3

Código de sección del centro educativo para Álgebra 1 sección 1

Mediante esta tabla, se le indica a Schoology que no debe crear una sección 2 y una sección 3 y que las inscripciones de esas secciones deben incluirse en la sección 1. Luego de que se realiza la asociación, Schoology no presentará ningún indicio de la existencia de la secciones 2 y 3. Los valores para esa sección del curso son los códigos de sección del centro educativo.

  1. Aprovisionamiento de usuarios: todos los usuarios se crean/actualizan en Schoology.
  2. Aprovisionamiento de cursos: las secciones se crean en Schoology. El archivo de asignación de asociaciones generará la omisión de los registros entrantes de Álgebra 1 sección 2 y Álgebra 1 sección 3, por lo que estas secciones no se crearán en Schoology.
  3. Aprovisionamiento de inscripciones: los registros de inscripciones se crean en Schoology. El archivo de asignación de asociaciones generará la adición de los registros de inscripciones de Álgebra 1 sección 2 y Álgebra 1 sección 3 a Álgebra 1 sección 1 en Schoology.

Secuencia 2: carga del archivo de asignación de asociaciones después del aprovisionamiento de cursos pero antes del aprovisionamiento de inscripciones

Puede utilizar esta secuencia en caso de que el autor del archivo de asignación de asociaciones necesite crear secciones en Schoology para obtener los valores que se utilizarán para el código de sección del centro educativo en Schoology.

Orden de los pasos:

  1. Aprovisionamiento de usuarios: todos los usuarios se crean/actualizan en Schoology.
  2. Aprovisionamiento de cursos: todas las secciones se crean en Schoology. Esto incluye las secciones Álgebra 1 sección 2 y Álgebra 1 sección 3, debido a que aún no se cargó un archivo de asignación de asociaciones.
  3. Carga del archivo de asignación de asociaciones: carga las asignaciones de asociaciones deseadas en Schoology. En este ejemplo, se vería de la siguiente manera:

Sección asociada

Sección de destino

Código de sección del centro educativo para Álgebra 1 sección 2

Código de sección del centro educativo para Álgebra 1 sección 1

Código de sección del centro educativo para Álgebra 1 sección 3

Código de sección del centro educativo para Álgebra 1 sección 1

  1. Aprovisionamiento de inscripciones: los registros de inscripciones se crean en Schoology. El archivo de asignación de asociaciones generará la adición de los registros de inscripciones de Álgebra 1 sección 2 y Álgebra 1 sección 3 a Álgebra 1 sección 1 en Schoology.

Al cargar este archivo en Schoology:

  1. Las secciones en Schoology que se asocien a la sección de destino se quitarán de Schoology. (El curso no se quitará aun si no se conserva ninguna sección).
  2. En este ejemplo, esto significa que Álgebra 1 sección 2 y Álgebra 1 sección 3 se quitarán de Schoology.

Secuencia 3: carga del archivo de asignación de asociaciones después del aprovisionamiento de cursos y de inscripciones

Esta secuencia de pasos es similar a la secuencia 2, excepto que el aprovisionamiento de inscripciones se realiza antes de cargar el archivo de asignación de asociaciones.

Orden de los pasos:

  1. Aprovisionamiento de usuarios: todos los usuarios se crean/actualizan en Schoology.
  2. Aprovisionamiento de cursos: todas las secciones se crean en Schoology. Esto incluye las secciones Álgebra 1 sección 2 y Álgebra 1 sección 3: debido a que aún no se cargó un archivo de asignación de asociaciones.
  3. Aprovisionamiento de inscripciones: los registros de inscripciones se crean en Schoology. Los registros de inscripciones de Álgebra 1 sección 2 y Álgebra 1 sección 3 se agregarán a Álgebra 1 sección 2 y Álgebra 1 sección 3 en Schoology debido a que no existe un archivo de asignación de asociaciones.
  4. Carga del archivo de asignación de asociaciones: cargue en Schoology las asignaciones de asociaciones deseadas. En este ejemplo, se vería de la siguiente manera:

Sección asociada

Sección de destino

Código de sección del centro educativo para Álgebra 1 sección 2

Código de sección del centro educativo para Álgebra 1 sección 1

Código de sección del centro educativo para Álgebra 1 sección 3

Código de sección del centro educativo para Álgebra 1 sección 1

Al cargar este archivo en Schoology: 

  • Las secciones vigentes en Schoology que se asocien a la sección de destino se quitarán de Schoology. (El curso no se quitará aun si no se conserva ninguna sección).
    En este ejemplo, esto significa que Álgebra 1 sección 2 y Álgebra 1 sección 3 se quitarán de Schoology.
  • Las inscripciones en las secciones que asociará se trasladarán a la sección de destino correspondiente.
    En este ejemplo, esto significa que todas las inscripciones pertenecientes a Álgebra 1 sección 2 y Álgebra 1 sección 3 previas a la carga del archivo de asignación de asociaciones se convertirán en inscripciones de Álgebra 1 sección 1.

Cargar el archivo de asociación luego de la carga inicial

Puede cargar un nuevo archivo de asociaciones después de cualquiera de las secuencias identificadas anteriormente y puede hacerlo la cantidad de veces que lo desee. Esto puede realizarse para asociar secciones no asociadas mediante un archivo anterior, o bien para revertir la asociación de secciones previamente completada.

Una nueva fila en el archivo de asignación de asociaciones permitirá asociar las secciones no asociadas previamente.

Si previamente asoció dos cursos y luego carga un archivo que no contiene registros de la asociación de estas dos secciones, los cursos quedarán “sin asignación”. 

Nota: Esto solo se aplica a las secciones no archivadas (que poseen periodos de evaluación vigentes). No se eliminará la asociación de las secciones asociadas archivadas, aun si no existe un registro correspondiente en el archivo de asignación de asociaciones.
Nota importante: Cada vez* que se carga un nuevo archivo de asociaciones, se sobrescribe la información de asociación previamente ingresada. Por este motivo, es importante agregar y volver a utilizar el archivo de asociaciones original al actualizar la información del curso asociado en Schoology.

Por ejemplo, si importa el archivo de asociaciones y luego descubre que omitió una fila de datos de cursos asociados, es fundamental que agregue la información adicional en el archivo original y vuelva a cargar el archivo con toda la información de asociación. No cargue un archivo que contenga solo los datos omitidos; si lo hace, se quitarán todas las filas de asociaciones existentes y solo se conservarán las asociaciones nuevas.

*Debido a que las secciones archivadas no sufren cambios a causa de la asignación de asociaciones, si se archivan todas las secciones previamente asociadas, es posible comenzar con un archivo de asignación de asociaciones completamente nuevo.

Si las secciones ya poseen alumnos, materiales y calificaciones, la carga un nuevo archivo de asociaciones puede generar resultados importantes e irreversibles.  Antes de realizar esto, asegúrese de revisar el contenido del artículo de ayuda ¿Qué sucede si se asocian secciones existentes o estas poseen asociaciones no asignadas?

ADVERTENCIA

Si se asocia una sección que contiene inscripciones, materiales y calificaciones a la sección de destino, los materiales o las calificaciones no se transferirán a la sección de destino junto con las inscripciones. Estos datos se perderán y no podrán recuperarse. Eliminar la asignación de secciones asociadas existentes no generará la recuperación de esos materiales y calificaciones.

Notas importantes sobre la eliminación de una asociación entre secciones

Como se mencionó anteriormente, si quita una entrada asociada de una sección vigente del archivo de asignación de asociaciones y luego carga el archivo, Schoology revertirá esa asociación. 

En consecuencia, se quitarán las inscripciones de la sección asociada en la sección de destino, pero no se creará la sección asociada en ese momento. Esto se debe a que Schoology no posee información para crear la sección hasta que un aprovisionamiento de cursos posterior genere la creación de esta sección. Para restaurar la sección, debe aprovisionar la sección asociada nuevamente. Además, para restaurar las inscripciones de la sección se deben volver a aprovisionar las inscripciones de la sección previamente asociada.

ADVERTENCIA

La forma más segura de saber si se recuperaron todas las secciones y las inscripciones luego de eliminar la asignación de asociaciones es realizar el aprovisionamiento completo de cursos e inscripciones. Si descubre que una sección previamente asociada no se creó después del aprovisionamiento de cursos, o si las inscripciones de la sección previamente asociada no aparecen en Schoology después del aprovisionamiento de inscripciones, es posible que la organización esté ejecutando un proceso de aprovisionamiento para una modificación neta. El proceso de aprovisionamiento para una modificación neta usualmente no contiene todos los datos para restaurar por completo una sección no asignada. El aprovisionamiento para una modificación neta puede incluso no contener información sobre la sección que ahora no está asignada si no se modificó desde el último aprovisionamiento, o bien puede contener un subgrupo de información que describe esa sección. Lo mismo ocurre con el aprovisionamiento de inscripciones para la modificación neta: es posible que incluya solo las inscripciones agregadas o modificadas y no todas las inscripciones de la sección. Si no sabe qué tipo de aprovisionamiento ejecuta la organización, completo o de modificación neta, comuníquese con el administrador de la organización. Si una ejecución completa de todos los datos de inscripciones y cursos de la organización fuera una tarea demasiado pesada, se puede recuperar por completo una sección no asignada si se extraen de forma selectiva la sección completa y los registros de inscripción de las secciones con asociaciones no asignadas y luego se ejecutan esos registros mediante el aprovisionamiento en Schoology.

Eliminar todas las asociaciones en una organización

Como se mencionó anteriormente, si se asociaron dos cursos y posteriormente se carga un archivo que no contiene registros de la asociación de esas dos secciones, la carga eliminará la asignación de las secciones asociadas. En consecuencia, la organización puede borrar todas las asociaciones si carga un archivo de asignación de asociaciones que solo contenga una fila y posea valores ficticios (valores que no son códigos de sección del centro educativo reales de la organización) en la columna Códigos de sección del centro educativo. (Una mejora futura permitirá borrar todas las asociaciones sin necesidad de utilizar valores ficticios). En este caso, Schoology considerará que no existen secciones asociadas. Se eliminarán las asignaciones de todas las secciones asociadas vigentes. 

Detalles sobre los pasos específicos del proceso de asociación

Sincronizar usuarios, cursos e inscripciones

Trabaje con su administrador de cuentas de Schoology para implementar su SIS y sincronizar los datos de los alumnos en Schoology. Puede encontrar guías sobre cada una de las integraciones posibles aquí.

Obtener códigos de sección del centro educativo en Schoology

Para el archivo de asignación de asociaciones, es necesario enviar el código de sección del centro educativo desde el SIS hacia Schoology durante el aprovisionamiento de cursos. Si la persona que crea el archivo de asignación de asociaciones no puede obtener estos valores, o si es muy difícil conseguirlos, puede aprovisionar el curso y obtener los códigos de sección del centro educativo mediante la exportación de datos del curso de Schoology antes de ejecutar el aprovisionamiento de cursos en Schoology.

Para exportar los datos del curso:

  1. Haga clic en Exportar a la izquierda de su cuenta de administrador del sistema.
  2. Seleccione la pestaña Secciones.
  3. Seleccione el período de evaluación que contiene las secciones que desea asociar.
  4. Seleccione los cursos que desea exportar. Incluya los cursos que contengan las secciones que desea asociar* y las secciones de destino**.
  5. Haga clic en Siguiente.
  6. Seleccione los campos de datos que desea exportar.
    Nota: El archivo debe contener al menos el código de sección del centro educativo. También le sugerimos incluir los campos Nombre del curso, Código de curso, Nombre de sección y Título del campus para crear un archivo organizado y evitar confusiones.
  7. Haga clic en Siguiente.
  8. Haga clic en Exportar para exportar un archivo .csv con la información requerida de las asociaciones.

*Secciones asociadas: las secciones que no estarán presentes en Schoology. En Schoology, las inscripciones de estas secciones del SIS se inscribirán en la sección de destino. Los instructores y alumnos del curso no podrán ver esta sección cuando inicien sesión en Schoology.

**Sección de destino: la sección visible en Schoology. Todas las inscripciones del SIS pertenecientes a la sección de destino y la sección asociada se incluirán en la sección de destino en Schoology.

Crear su propio archivo de asignación de asociaciones

Luego, cree un archivo .csv con dos columnas. Una columna debe contener los códigos de sección del centro educativo de las secciones que desea asociar. La otra columna debe contener el código de sección del centro educativo de la sección de destino. También puede agregar columnas adicionales por cuestiones de organización.

Un ejemplo de un archivo .csv puede ser el siguiente:

 

Cargar el archivo de asignación de asociaciones

Luego de preparar el archivo de asignación de asociaciones, cárguelo de la siguiente forma:

      1. Haga clic en Importar a la izquierda de su cuenta de administrador del sistema. Puede completar este proceso en una de las dos pestañas:
          • Pestaña Cursos.
            Haga clic en Configuración de asociación de cursos.
          • Pestaña Importación automática.
            Expanda Asociación de secciones de cursos.
Nota: Independientemente de la pestaña que utilice para cargar el archivo de asignación de asociaciones, la carga afectará el aprovisionamiento realizado a través de la Importación, la Importación automática o de las Integraciones del SIS/API.
      1. Cargue su archivo.
      2. Combine las columnas en su archivo con las filas correctas en la pantalla Combinar columnas.
      3. Haga clic en Siguiente para obtener una vista previa del archivo de asociaciones.
      4. Luego de verificar que la información es correcta, haga clic en Ejecutar.

Información adicional y mejores prácticas

      • Si los padres de los alumnos pueden ver las calificaciones y las inscripciones en su SIS y en Schoology, tenga en cuenta que los padres de los alumnos en las secciones asociadas en el SIS verán información diferente en el SIS y en Schoology. Schoology solo mostrará la información de la sección de destino. Asegúrese de informar esta discrepancia a los padres para evitar confusiones.
      • SI utiliza las asociaciones para crear un aula inclusiva, puede considerar utilizar las opciones Grupos por evaluar o Asignar individualmente para brindar una enseñanza diferenciada dentro de una sección asociada.
      • Si un alumno está inscrito en la sección asociada y en la sección de destino del SIS, se inscribirá automáticamente en la sección de destino. Además, la libreta de calificaciones de la sección de destino de ese alumno se completará con las calificaciones transferidas nuevamente desde Schoology hacia el SIS.

Preguntas frecuentes

P: Cuando elimino la asociación entre dos secciones, ¿por qué no puedo ver la sección previamente asociada y sus inscripciones después de cargar el archivo de asignación de asociaciones que elimina esta asociación?

R: Debe volver a aprovisionar esa sección y sus inscripciones para que aparezcan en Schoology.

P: ¿Se transferirán las calificaciones y los materiales de las secciones asociadas a la sección correcta del SIS cuando se ejecute la contratransferencia de calificaciones?

R: Esta respuesta depende del mecanismo de integración utilizado: 

      • En el caso de las integraciones en las que se utiliza la API de Schoology/conectores del SIS, la contratransferencia de calificaciones realizada a través de la API permite transferirlos a la sección correcta del SIS. 
      • En el caso de las integraciones en las que se utilizan los archivos creados a través de la exportación manual, no existe una referencia a la sección correcta del SIS para las secciones asociadas en Schoology.*
      • En el caso de las integraciones en las que se utilizan los archivos creados a través de la exportación automática, no existe una referencia a la sección correcta del SIS para las secciones asociadas en Schoology.*
        *Schoology presentará esta mejora de función en una versión futura.

P: Si tengo materiales o calificaciones en una sección y deseo asociarla a una sección de destino, ¿qué sucede con los materiales?

R: Se perderán esos materiales y calificaciones. Si es necesario, asegúrese de exportar los materiales y la libreta de calificaciones para poder volver a asignar los materiales y las calificaciones a los alumnos luego de inscribirlos en la sección de destino en Schoology.

P: Si tengo dos secciones asociadas entre sí y luego elimino dicha asociación, ¿qué sucede con los materiales y las calificaciones de la sección previamente asociada?

R: En el caso de los alumnos inscritos en la sección previamente asociada, todos los materiales y las calificaciones se perderán cuando elimine la asignación de la sección asociada. Si es necesario, asegúrese de exportar los materiales y la libreta de calificaciones para poder volver a asignar los materiales y las calificaciones a los alumnos luego de inscribirlos en la sección de destino en Schoology.

P: Si asocio una sección que posee materiales y calificaciones, perderé todos los materiales y las calificaciones de la sección asociada. ¿Qué sucede con los materiales o las calificaciones que fueron transferidos nuevamente hacia esa sección asociada en el SIS?

R: Estos permanecerán en el SIS inmediatamente después de realizar la asociación. Pero la próxima contratransferencia de calificaciones desde la sección recientemente asociada no incluirá estos materiales y calificaciones. En el caso de los SIS que aceptan una eliminación de la contratransferencia de calificaciones, esta acción quitará los materiales y las calificaciones del SIS la próxima vez que complete una contratransferencia de calificaciones. La eliminación no se realiza al mismo tiempo que la asociación.

P: ¿Puedo asociar secciones archivadas?

R: Sí. Las secciones archivadas pueden asociarse si se incluyen en el archivo de asignación de asociaciones. Schoology planea agregar esto a las normas de validación para que no se asocien los archivos que contengan secciones archivadas en el archivo de asignación de asociaciones.

P: ¿Puedo revertir (eliminar) la asociación en secciones archivadas?

R: No. La asociación de las secciones archivadas no podrá eliminarse incluso si no existe una entrada en el archivo de asignación de asociaciones.

P: ¿Puedo vincular secciones asociadas?

R: Consulte los siguientes artículos del Centro de ayuda para obtener información sobre acciones y ejemplos relacionados con la vinculación y la asociación de una misma sección:

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