Guía de fin de año para administradores del sistema

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Este artículo incluye instrucciones y una guía para administradores del sistema sobre las herramientas y las prácticas al nivel del sistema que necesitarán al finalizar el año lectivo.

También tenemos un artículo de ayuda elaborado específicamente para docentes sobre las herramientas al nivel del curso que deben utilizar y los pasos que deben seguir al final del año lectivo. Puede compartir este artículo con los docentes en una actualización de todo el centro educativo.

También puede imprimir la lista de verificación de fin de año que se encuentra al final de este artículo.

Fin del año lectivo: lista de verificación para administradores del sistema

Cosas en las que pensar para el próximo año

Novedades para 2018:

No se olvide de ver nuestra edición especial del seminario web de LEAP de mayo de 2018, que explica todo lo que necesita saber un administrador del sistema para finalizar el año lectivo correctamente.

¿Necesita más ayuda para el año lectivo nuevo? Revise nuestro paquete de traspaso de año  y reduzca su carga de trabajo mientras un experto en recursos de Schoology crea un plan de traspaso y lo ayuda a preparar su distrito para el fin del año.

Cierre del año lectivo actual

Cursos

Los cursos se archivan automáticamente al final de un período de evaluación. Asegúrese de que los docentes en su centro educativo tengan los permisos necesarios en Schoology para acceder a los cursos archivados luego de que finalice el año lectivo, de modo que puedan seguir utilizando los materiales de este año al preparar el curso para el próximo año.

Acerca de los cursos archivados:

Los cursos del año lectivo 2017-2018 se archivarán automáticamente una vez que finalice el período de evaluación. Por ejemplo, si su curso está asociado con el período de evaluación "Semestre de primavera 2018", que finaliza el 22 de junio, se trasladará a los cursos archivados del instructor luego de esa fecha.

Los cursos archivados no expiran. Si el período de evaluación ha finalizado, puede archivar el curso y conservar el acceso al curso, incluidos los materiales, la libreta de calificaciones y la página Miembros cuando se archiva un curso.

Administrar el acceso a los cursos archivados

Para asegurarse de que los docentes puedan acceder al contenido de su curso una vez que finalice el período de evaluación:

  1. Haga clic en Herramientas en la parte superior de cualquier página de Schoology.
  2. Seleccione Administración de usuarios en el menú desplegable.
  3. Haga clic en Permisos, que se encuentra en el menú de la izquierda.
  4. Seleccione el rol Docente de uno de los menús desplegables en la parte superior de esta página y haga clic en Ir.
  5. Desplácese hasta la categoría Disponibilidad en la sección Cursos y seleccione la casilla de verificación Ver cursos archivados en la columna Docente.
  6. Haga clic en Guardar cambios.

Para acceder a los cursos archivados una vez que tiene habilitado este permiso, el administrador del curso puede:

  1. Haga clic en Cursos en el menú principal y seleccione Mis cursos en la esquina superior derecha del menú desplegable.
  2. Hacer clic en Archivados para ver la lista de cursos archivados, separados por período de evaluación.

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Calificaciones finales

Para exportar calificaciones manualmente a una organización, los administradores del sistema pueden hacer clic en Exportar en el menú de la izquierda, seleccionar la pestaña Libreta de calificaciones en la página Exportar y luego seguir estos pasos: 

  1. Seleccionar opciones: seleccione los períodos de evaluación asociados con las secciones desde las que desea exportar las calificaciones.
    • Al seleccionar la opción Seleccionar activo se seleccionan todos los períodos de evaluación vigentes en su centro educativo. Los períodos de evaluación vigentes son períodos de evaluación que ya han comenzado pero aún no han finalizado.
  2. Elegir secciones: escoja las secciones que desea exportar. Si hay más de 500 cursos asociados a los períodos de evaluación seleccionados, Schoology exportará automáticamente todos los cursos a un archivo CSV.
    • Al habilitar la opción Seleccionar todasse seleccionarán todas las secciones de la lista.
  3. Seleccionar campos: seleccione la información del usuario que desea exportar.
  4. Exportar: para exportar un archivo .csv de la información seleccionada, haga clic en el botón Exportar. El archivo enumera las calificaciones por sección de curso, que podrá filtrar como desee.
Nota: Si usa PowerSchool, SkywardeSchoolPLUS como Sistema de información de alumnos y ha instalado la aplicación para docentes en los cursos de su centro educativo, no es necesario que exporte la libreta de calificaciones manualmente. En lugar de esto, puede recordarles a los docentes que sincronicen todas las calificaciones con su SIS a través de la aplicación.

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Cuentas de usuario

Instructores y alumnos

A fin del año lectivo, debe marcar a los alumnos que se gradúen y los usuarios autorizados que se retiren como Inactivos en Schoology.

Nota: Si marca a los usuarios como inactivos, sus cuentas de Schoology se archivarán. Los usuarios con cuentas inactivas:

  • No pueden iniciar sesión en Schoology
  • No aparecen en la lista de miembros de sus cursos y grupos anteriores

Sin embargo, si marca a un usuario como inactivo, no se lo elimina de forma permanente. Puede restaurar las cuentas inactivas en cualquier momento desde la pestaña Inactivo de Administrar usuarios.

Marcar usuarios manualmente como inactivos

Para marcar manualmente usuarios como Inactivos,el administrador del sistema puede utilizar la herramienta Administrar usuarios en el menú de la izquierda:

  1. Haga clic en Herramientas en la parte superior de cualquier página de Schoology.
  2. Seleccione Administración de usuarios en el menú desplegable.
  3. En la pestaña Editar información de Administrar Usuarios, busque al usuario por su nombre o apellido.
  4. Seleccione la casilla de verificación situada a la izquierda del nombre del usuario.
  5. Haga clic en Seleccionar acción masiva.
  6. Seleccione Marcar inactivo.
  7. Haga clic en Guardar cambios en la parte inferior de la pantalla.

Utilización de la herramienta de importación para marcar los usuarios como inactivos

Los administradores del sistema puede utilizar la herramienta Importar para marcar varios usuarios como inactivos a la vez:

Paso 1: creación del archivo de importación

Exporte todos los usuarios en su organización a un archivo .csv con la información necesaria para actualizar las cuentas de sus usuarios. El archivo debe incluir al menos lo siguiente:

    • Primer nombre
    • Apellido
    • Nombre de usuario o dirección de correo electrónico 
    • ID único
    • ID de Schoology (campo obligatorio)
    • Rol
    • Campus
    • Año de graduación

ID de Schoology es el campo utilizado para marcar usuarios como inactivos, pero también le recomendamos exportar los otros campos para asegurarse de que su archivo sea preciso.

Paso 2: modificación del archivo

Si ha asignado años de graduación a las cuentas de usuario de sus alumnos, puede ordenar su archivo .csv por Año de graduación. 

Luego de exportar el archivo, revíselo y elimine los usuarios que desea conservar. El archivo solo debe incluir las cuentas de usuario de los alumnos que se han graduado o han abandonado el distrito. Todo el contenido que se incluya en el archivo se  eliminará al realizar la importación.

Paso 3: actualización de las cuentas de los usuarios

Una vez que haya exportado el archivo y quitado a los usuarios que desea conservar, vaya a la pestaña Eliminar e importe el archivo para eliminar a los usuarios restantes de la hoja de cálculo:

  1. En la fila Eliminar, seleccione el tipo que desea eliminar:
  • Usuarios:  marque a los usuarios de la hoja de cálculo como inactivos.

Habilite o desmarque las casillas de verificación debajo del menú desplegable:

    • Habilite la opción Conservar datos de calificaciones o asistencia para guardar el historial de usuario de los usuarios inactivos. Esto puede ser útil si quiere restaurar sus cuentas más adelante.
    • Habilite la opción Enviar alerta de correo electrónico para enviar un mensaje de correo electrónico a los usuarios inactivos ,así como también a los instructores de los cursos en los cuales están inscritos esos usuarios.
  1. Haga clic en el botón Adjuntar archivo y busque y seleccione la hoja de cálculo que desea importar.
  2. Haga clic en Continuar.
  3. En el menú desplegable de la Columna de usuario coincidente, asocie el ID de usuario de Schoology  a la celda correspondiente en su archivo .csv.
  4. Las columnas Vista previa muestran los valores de las primeras tres filas en la respectiva columna de la hoja de cálculo.
  5. Haga clic en Siguiente.
  6. Confirme el conjunto correcto de usuarios en la sección Eliminados y luego haga clic en Ejecutar.

Aunque haya marcado a los usuarios con el estado Inactivo, esta eliminación no es permanente. Si necesita restaurar la cuenta de un usuario:

  1. Haga clic en Herramientas en la parte superior de cualquier página de Schoology.
  2. Seleccione Administración de usuarios en el menú desplegable.
  3. Haga clic en la pestaña Inactivos en la parte superior del área Administrar usuarios.
  4. Marque la casilla de verificación a la izquierda del nombre del usuario.
  5. Seleccione la opción Cambiar a activo y haga clic en Guardar cambios para completar el procedimiento.

Al cambiar los usuarios al estado activo, se les habilita el acceso para unirse a cursos y grupos. Seleccione la opción Restablecer también los cursos y grupos de cada usuario para volver a inscribir a cada usuario en los cursos y grupos en los que estaba inscrito.

Nota: La reinscripción en los cursos previos completará automáticamente las calificaciones y la asistencia.

Padres

Una vez que haya marcado a los alumnos graduados como inactivos, también podrá eliminar las cuentas de padres asociadas con ellos.

Para marcar a los padres que no tienen hijos activos como inactivos:

  1. Haga clic en Herramientas en la parte superior de cualquier página de Schoology.
  2. Seleccione Administración de usuarios en el menú desplegable.
  3. Haga clic en la pestaña Padres/Asesores en la parte superior del área Administrar usuarios.
  4. Haga clic en Opciones.
  5. Seleccione Inactivo: exportar una lista de padres sin hijos activos.

  6. Esto generará un archivo .csv con todas las cuentas de padres que no poseen hijos activos en el centro educativo. Podrá encontrar este archivo en la carpeta Descargas de su computadora.
    Nota: Los siguiente usuarios no se incluyen en el archivo CSV exportado:
    • Los usuarios autorizados (como un docente cuyos hijos están asociados a su cuenta de instructor).
    • Los padres inscritos como administradores de cursos y grupos activos.
  7. Haga clic en Herramientas en la parte superior de la página de Schoology.
  8. Seleccione Administración del centro educativo en el menú desplegable.
  9. Haga clic en Importar en el menú de la izquierda.
  10. Seleccione la pestaña Eliminar que se encuentra en la parte superior.
  11. Haga clic en Adjuntar archivo y cargue el archivo .csv que descargó.
  12. Seleccione Usuarios (Marcar inactivos) en la fila Eliminar.
  13. Opcional: seleccione Enviar alerta por correo electrónico para notificar a los usuarios sobre la eliminación de sus cuentas.
  14. Haga clic en Continuar.
  15. Asocie el ID de usuario de Schoology a la columna correspondiente en el archivo .csv.
  16. Haga clic en Siguiente para obtener una vista previa de la eliminación.
  17. Haga clic en Ejecutar para completar el procedimiento.

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Cosas en las que pensar para el próximo año 

¿Realizará cambios en la forma en que utiliza Schoology o incorporará tecnología educativa adicional en su plan de estudios? A continuación presentamos algunas preguntas que debe tener en cuenta al momento de pensar en cómo desea utilizar Schoology el próximo año y enlaces a artículos de ayuda para ayudarlo a prepararse durante el verano.

P.: ¿Obtuvo recientemente una licencia de TurnItIn para su centro educativo? De ser así, ¿ha instalado la aplicación TurnItIn de Schoology para todos los usuarios de su centro educativo?

P.: ¿Piensa utilizar Google Drive en todo el centro educativo el próximo año?

P.:¿Piensa utilizar alguna herramienta LTI o externa nueva en todo el centro educativo el próximo año?

P.: ¿Comprará contenido? ¿Piensa importar contenido de otra plataforma?

P.: ¿Implementará calificaciones basadas en estándares? ¿Desea agregar objetivos de aprendizaje personalizados en todo el centro educativo? 

Pensar en el próximo año: Cuándo comunicarse con el gerente de satisfacción del cliente

Si su respuesta a alguna de las siguientes preguntas es sí, comuníquese con el gerente de satisfacción del cliente:

  • ¿Tendrá un nuevo administrador del sistema el próximo año?
  • ¿Tendrá nuevos contactos de soporte el próximo año?
  • ¿Cambiará su método de autenticación (cómo los usuarios en su centro educativo inician sesión en Schoology)?
  • ¿Cambiará su método de aprovisionamiento (la forma en que importa cuentas, cursos e inscripciones)?
  • ¿Incorporará padres el próximo año?
  • ¿Ampliará el uso de Schoology a campus adicionales en su distrito este año?
  • ¿Comprará nuevos dispositivos para sus alumnos?
  • ¿Ampliará el uso de los dispositivos en sus aulas?

No se pierda nuestra edición especial de LEAP de mayo de 2018, que explica todo lo que necesita saber un administrador del sistema para finalizar el año lectivo correctamente.

Edición especial de LEAP de mayo de 2018 de Schoology en Vimeo.

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