Guía de fin de año para administradores del sistema

Este artículo incluye instrucciones y una guía para administradores del sistema sobre las herramientas y las prácticas al nivel del sistema que necesitarán al finalizar el año lectivo.

También tenemos un artículo de ayuda elaborado específicamente para docentes sobre las herramientas al nivel del curso que deben utilizar y los pasos que deben seguir al final del año lectivo. Puede compartir este artículo con los docentes en una actualización de todo el centro educativo.

You can also print out an end-of-the-year checklist, attached to this article.

Fin del año lectivo: lista de verificación

Cosas en las que pensar para el próximo año

Finalización del año lectivo actual


Cursos

Los cursos se archivan automáticamente al final de un período de evaluación. Asegúrese de que los docentes en su centro educativo tengan los permisos necesarios en Schoology para acceder a los cursos archivados luego de que finalice el año lectivo, de modo que puedan seguir utilizando los materiales de este año al preparar el curso para el próximo año.

Acerca de los cursos archivados:
Los cursos del año lectivo 2014-2015 se archivarán automáticamente luego de la fecha de finalización del período de evaluación. Por ejemplo, si su curso está asociado al período de evaluación "Semestre de primavera 2015", que finaliza el 25 de junio, luego del 25 de junio ese curso se moverá al área Cursos archivados del instructor.

Los cursos archivados no expiran. Si el período de evaluación ha finalizado, puede archivar el curso y conservar el acceso al curso, incluidos los materiales, la libreta de calificaciones y la página Miembros cuando se archiva un curso.

Acceso a Cursos archivados
Para asegurarse de que los docentes puedan acceder al contenido de sus cursos luego de que el período de evaluación finalice:

  1. Haga clic en Administrar usuarios en el menú de la izquierda de su página de inicio.
  2. Haga clic en Permisos.
  3. Seleccione el rol Docente de uno de los menús desplegables en la parte superior de esta página y haga clic en Ir.
  4. Desplácese hasta la categoría Disponibilidad en la sección Cursos y seleccione la casilla de verificación Ver cursos archivados  en la columna Docente
  5. Haga clic en Guardar cambios

Para acceder a los cursos archivados una vez que tiene habilitado este permiso, el administrador del curso puede:

  1. Hacer clic en Cursos en el menú principal y seleccionar Ver todos en la esquina inferior derecha del menú desplegable
  2. Hacer clic en Archivados para ver la lista de cursos archivados, separados por período de evaluación.

 

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Calificaciones finales

Para exportar calificaciones manualmente a una organización, los administradores del sistema pueden hacer clic en Exportar en el menú de la izquierda, seleccionar la pestaña Libreta de calificaciones en la página Exportar y luego seguir estos pasos: 

  1. Seleccionar opciones: seleccione los períodos de evaluación asociados a las secciones cuyas calificaciones desea exportar
    • Al seleccionar la opción Seleccionar activo se seleccionan todos los períodos de evaluación vigentes en su centro educativo. Los períodos de evaluación vigentes son períodos de evaluación que ya han comenzado pero aún no han finalizado.
  2. Elegir secciones: escoja las secciones que desea exportar. Si hay más de 500 cursos asociados a los períodos de evaluación seleccionados, Schoology exportará automáticamente todos los cursos a un archivo CSV.
    • Al habilitar la opción Seleccionar todasse seleccionarán todas las secciones de la lista.
  3. Seleccionar campos: seleccione la información del usuario que desea exportar.
  4. Exportar:para exportar un archivo .csv de la información seleccionada, haga clic en el botón Exportar.El archivo enumera las calificaciones por sección de curso, que podrá filtrar como desee.

Nota: Si utiliza PowerSchooleSchool Plus de Sungard como su Sistema de información de alumnos y ha instalado la aplicación para docentes en su centro educativo, no debe exportar manualmente la libreta de calificaciones. En cambio, puede recordarles a los docentes sincronizar todas sus calificaciones a su SIS.

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Cuentas de usuario

Instructors and Students

A fin del año lectivo, debe marcar a los alumnos que se gradúen y los usuarios autorizados que se retiren como Inactivos en Schoology.

Al marcar un usuario como Inactivo elimina su cuenta de Schoology. Los usuarios con cuentas inactivas:

  • No pueden iniciar sesión en Schoology
  • No aparecen en la lista de miembros de sus cursos y grupos anteriores

Sin embargo, marcar un usuario como Inactivo no constituye una eliminación permanente. Puede restaurar una cuenta inactiva en cualquier momento.

Marcar usuarios manualmente como inactivos

Para marcar manualmente usuarios como Inactivos,el administrador del sistema puede utilizar la herramienta Administrar usuarios en el menú de la izquierda:

  1. Haga clic en Administrar usuarios
  2. Seleccione la casilla de verificación a la izquierda del nombre del usuario
  3. Haga clic en Seleccionar acción masiva
  4. Seleccione Marcar como inactivo
  5. Haga clic en Guardar cambios en la parte inferior de la pantalla.

Utilización de la herramienta de importación para marcar los usuarios como inactivos

Los administradores del sistema puede utilizar la herramienta Importar para marcar varios usuarios como inactivos a la vez:

Paso 1: Cree su archivo de importación

  • Exporte todos los usuarios en su organización a un archivo .csv con la información necesaria para actualizar las cuentas de sus usuarios.
  • El archivo debe incluir al menos lo siguiente:
    • Primer nombre
    • Apellido
    • Nombre de usuario o dirección de correo electrónico 
    • ID único
    • ID de Schoology (campo obligatorio)
    • Rol
    • Campus
    • Año de graduación

ID de Schoology es el campo utilizado para marcar usuarios como inactivos, pero también le recomendamos utilizar los otros campos para asegurarse de que su archivo sea preciso.

Paso 2: Modifique su archivo

Si ha asignado años de graduación a las cuentas de usuario de sus alumnos, puede ordenar su archivo .csv por Año de graduación. 

Luego de exportar el archivo, revíselo y elimine los usuarios que desea conservar. El archivo solo debe incluir las cuentas de usuario de los alumnos que se han graduado o han abandonado el distrito. Todo el contenido que se incluya en el archivo se  eliminará al realizar la importación.

Paso 3: Actualice las cuentas de los usuarios

 Una vez que haya exportado el archivo y quitado los usuarios que desea conservar, vaya a la pestaña Eliminar e importe el archivo para quitar los usuarios restantes en la hoja de cálculo:

  1. En la fila Eliminar, seleccione el tipo que desea eliminar:
  • Usuarios:marque los usuarios en la hoja de cálculo como Inactivos.

Habilite o desmarque las casillas de verificación debajo del menú desplegable:

    • Habilite la opción Guardar información sobre calificaciones y asistencia para mantener un historial de usuario para los usuarios inactivos, que es útil si desea restaurar sus cuentas más adelante
    • Habilite la opción Enviar alerta de correo electrónico para enviar un mensaje de correo electrónico a los usuarios inactivos ,así como también a los instructores de los cursos en los cuales están inscritos esos usuarios.
  1. Haga clic en el botón Adjuntar archivo y busque y seleccione la hoja de cálculo que desea importar.
  2. Haga clic en Continuar.
  3. En el menú desplegable de la Columna de usuario coincidente, asocie el ID de usuario de Schoology  a la celda correspondiente en su archivo .csv.

    Las columnas Vista previa muestran los valores de las primeras tres filas en la respectiva columna de la hoja de cálculo.

  4. Haga clic en Siguiente.
  5. Confirme el conjunto correcto de usuarios en la sección Eliminados y luego haga clic en Ejecutar.

Aunque haya cambiado a los usuarios al estado Inactivo,la eliminación no es permanente. Si necesita restaurar la cuenta de un usuario:

  1. Haga clic en Administrar usuarios en el menú de la izquierda de su cuenta de administrador del sistema
  2. Haga clic en la pestaña Inactivos en la parte superior
  3. Marque la casilla de verificación a la izquierda del nombre del usuario.
  4. Seleccione la opción Cambiar a activo y haga clic en Guardar cambios para completar el procedimiento.

Al cambiar los usuarios al estado activo, se les habilita el acceso para unirse a cursos y grupos. Seleccione la opción Restablecer también los cursos y grupos de cada usuario para volver a inscribir a cada usuario en los cursos y grupos en los que estaba inscrito.

Nota: La reinscripción en los cursos previos completará automáticamente las calificaciones y la asistencia.

Parents

Once you have marked graduated students as Inactive, you can also remove the parent accounts that were linked to these students.

To mark Parents without any active students as Inactive:

  1. Click Manage Users in the left menu of your System Admin account
  2. Click the Parents/Advisors tab along the top
  3. Click Options
  4. Select Inactive: Export a List of Parents With No Active Children

  5. This will generate a .csv file containing all of the parent accounts who no longer have active children at your school.You can find it in your Downloads file on your computer.
  6. Click Import in the left menu of your System Admin account
  7. Select the Delete tab along the top
  8. Click Attach File and upload the .csv file you have just downloaded
  9. Select Users (Mark Inactive) in the Delete row
  10. Optional: Select Send Email Alert to notify these users that their account is being deleted
  11. Click Continue
  12. Map the Schoology User ID to the corresponding column in your .csv file
  13. Click Next to preview the deletion
  14. Click Run to complete

 

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Cosas en las que pensar para el próximo año 

¿Realizará cambios en la forma en que utiliza Schoology o incorporará tecnología educativa adicional en su plan de estudios? A continuación presentamos algunas preguntas que debe tener en cuenta al momento de pensar en cómo desea utilizar Schoology el próximo año y enlaces a artículos de ayuda para ayudarlo a prepararse durante el verano.

¿Obtuvo recientemente una licencia de Turn It In para su centro educativo? De ser así, ¿ha instalado la aplicación Turn It In de Schoology para todos los usuarios de su centro educativo?

¿Piensa utilizar Google Drive en todo el centro educativo el próximo año?

¿Piensa utilizar alguna herramienta LTI o externa nueva en todo el centro educativo el próximo año?

¿Comprará contenido? ¿Piensa importar contenido de otra plataforma?

¿Implementará calificaciones basadas en estándares? ¿Desea agregar objetivos de aprendizaje personalizados en todo el centro educativo? 

 

Pensar en el próximo año: Cuándo comunicarse con el administrador de su cuenta

Si su respuesta a alguna de las siguientes preguntas es sí, comuníquese con el administrador de su cuenta:

  • ¿Tendrá un nuevo administrador del sistema el próximo año?
  • ¿Tendrá nuevos contactos de soporte el próximo año?
  • ¿Cambiará su método de autenticación (cómo los usuarios en su centro educativo inician sesión en Schoology)?
  • ¿Cambiará su método de aprovisionamiento (la forma en que importa cuentas, cursos e inscripciones)?
  • ¿Incorporará padres el próximo año?
  • ¿Ampliará el uso de Schoology a campus adicionales en su distrito este año?
  • ¿Comprará nuevos dispositivos para sus alumnos?
  • ¿Ampliará el uso de los dispositivos en sus aulas?

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