Importar automáticamente usuarios, cursos, inscripciones (empresas)

Si su escuela u organización utiliza un servidor SFTP o si usted utilizó un proceso de importación automatizada con otros sistemas, es posible habilitar Schoology para que recupere datos automáticamente de su SIS con una frecuencia determinada.

Paso 1: Configurar el archivo

Configuración de SFTP

Ingrese la siguiente información para el servidor SFTP de su escuela u organización.

  • Host
  • Nombre de usuario
  • Puerto
  • Contraseña

En todas estas áreas de configuración se muestra la información obligatoria del archivo CSV para importar.

Usuarios

Una vez que ingresó la información de SFTP mencionada anteriormente, puede comenzar a asignar la información desde su SIS a Schoology. Los usuarios se agrupan según el UID de escuela (el ID único, p. ej. ID del estudiante). Las direcciones de correo electrónico, los UID de escuela y los nombres de usuario deben ser únicos y cada usuario debe tener un nombre de usuario o una dirección de correo electrónico (o ambos). La opción de usar el mismo SFTP que se ingresó anteriormente está habilitada de manera predeterminada. Sin embargo, puede optar por usar otro servidor SFTP para cada importación automatizada.

  • Ruta al archivo: puede optar por usar una estrategia de directorio en vez de una ruta de acceso al archivo para ubicar los archivos CSV para importar.
  • Roles: ingrese los valores de su archivo de importación que representan cada rol.
  • Campus: ingrese los valores del archivo de importación que representan a cada campus escolar.
  • Conflictos de correo electrónico: en el caso de que un usuario haya creado una cuenta con una dirección de correo electrónico que aparece en su archivo, usted debe decidir de qué manera desea que Schoology gestione la creación de la cuenta.
    • No permitir duplicados: si john@schoology.com ya existe en el sistema (ya sea en su escuela o como cuenta individual), esta opción no creará otra cuenta dentro de Schoology.
    • Crear cuenta con nombre de usuario: si john@schoology.com ya existe en el sistema (ya sea en su escuela o en otra escuela), esta opción creará una cuenta con el prefijo del correo electrónico “john” como nombre de usuario.  Si el archivo XLS o CSV ya especifica un nombre de usuario (por ejemplo, johnsmith), se creará una cuenta utilizando el nombre de usuario especificado.
  • Frecuencia de importación: designe la frecuencia con la que desea importar contenido a Schoology.
  • Enviar correo electrónico de activación: si selecciona esta opción, los usuarios con una dirección de correo electrónico válida recibirán un correo electrónico con las instrucciones de inicio de sesión.

Nota: Estos valores pueden ser diferentes para cada escuela u organización, según el sistema desde el cual se importa la información.

Cursos

Se utilizarán los cursos existentes (identificados por el código de curso) si se localizan. Los códigos de sección deben ser únicos entre los cursos y los períodos de evaluación (p. ej., un curso que tiene como código ENG1 solo pude tener una sección con el código 1a para el período de evaluación QTR1). Los códigos de sección de la escuela deben ser únicos entre todos los cursos y los períodos de evaluación de la escuela. La opción de usar el mismo SFTP que se ingresó anteriormente está habilitada de manera predeterminada. Sin embargo, puede optar por usar otro servidor SFTP para cada importación automatizada. 

  • Ruta al archivo: puede optar por usar una estrategia de directorio en vez de una ruta de acceso al archivo para ubicar los archivos CSV para importar.
  • Períodos de evaluación: ingrese los valores del archivo de importación que represente cada período de evaluación. Tenga en cuenta que en el archivo CSV que desea importar, los períodos de evaluación deben estar separados por barras verticales.
  • Campus: ingrese los valores del archivo de importación que representan a cada campus escolar.
  • Frecuencia de importación: designe la frecuencia con la que desea importar contenido a Schoology.

Inscripción al curso

Los cursos se combinan por código de curso, código de sección/código de sección de la escuela y los períodos de evaluación seleccionados. La opción de usar el mismo SFTP que se ingresó anteriormente está habilitada de manera predeterminada. Sin embargo, usted puede optar por usar otro servidor SFTP para cada importación automatizada.

  • Ruta al archivo: puede optar por usar una estrategia de directorio en vez de una ruta de acceso al archivo para ubicar los archivos CSV para importar.
  • Tipo de inscripción: Ingrese los valores que representen cada tipo de inscripción desde el archivo de importación.
  • Períodos de evaluación: ingrese los valores del archivo de importación que represente cada período de evaluación. Tenga en cuenta que en el archivo CSV que desea importar, los períodos de evaluación deben estar separados por barras verticales.
  • Frecuencia de importación: designe la frecuencia con la que desea importar contenido a Schoology.
  • Borrar las inscripciones que no están en el archivo: al seleccionar esta opción, se buscarán secciones de cursos existentes por código de curso y código de sección/código de sección de la escuela, se borrará la inscripción existente en el curso y se reemplazará al administrador y a los miembros por usuarios del archivo CSV. Al agregar nuevamente a un usuario en el curso, se restaurarán los contenidos creados por ese usuario en el curso.

    Sugerencia: para borrar solamente al maestro del curso, importe un archivo con el tipo de inscripción "Administrador". Para borrar solamente a los estudiantes del curso, importe un archivo con el tipo de inscripción "Miembro".

Padres

Las asociaciones entre padres y estudiantes se crean al asociar el ID de usuario único de los padres al ID de usuario único del hijo en el archivo CSV. La opción de usar el mismo SFTP que se ingresó anteriormente está habilitada de manera predeterminada. Sin embargo, usted puede optar por usar otro servidor SFTP para cada importación automatizada.

  • Ruta al archivo: puede optar por usar una estrategia de directorio en vez de una ruta de acceso al archivo para ubicar los archivos CSV para importar.
  • Frecuencia de importación: designe la frecuencia con la que desea importar contenido a Schoology.

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Paso 2: Combinar columnas

Una vez que haya guardado los cambios en Configuración de archivo, puede hacer clic en el botón Continuar para combinar columnas o campos de información. Cada una de las áreas que configuró en el primer paso aparecerá en el segundo paso para combinar columnas de información.

Combinar columnas: usuarios

Haga clic en el título Combinar columnas: usuarios para ver el menú desplegable a continuación. Combine cada campo de Schoology con una columna del archivo CSV. Aparecerá una vista previa a la derecha de cada fila.

Combinar columnas: cursos

Haga clic en el título Combinar columnas: cursos para ver el menú desplegable a continuación. Combine cada campo de Schoology con una columna del archivo CSV. Aparecerá una vista previa a la derecha de cada fila.

Combinar columnas: inscripciones

Haga clic en el título Combinar columnas: inscripciones para ver el menú desplegable a continuación. Combine cada campo de Schoology con una columna del archivo CSV. Aparecerá una vista previa a la derecha de cada fila.

Combinar columnas— Padres

Haga clic en el título Combinar columnas: padres para ver el menú desplegable a continuación. Combine cada campo de Schoology con una columna del archivo CSV. Aparecerá una vista previa a la derecha de cada fila.

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Registro de estado

El registro de estado muestra los mensajes de importación correcta y los mensajes de error. Para ver los detalles de un registro particular, haga clic en el título del trabajo de la actividad registrada. Si aparece un error en el registro, puede hacer clic en Filas afectadas para obtener más información acerca del error.

El registro de errores que aparece muestra las primeras 50 filas que se ven afectadas por el error.

Haga clic en Descargar el informe completo para descargar un archivo CSV que incluye la información sobre el error y todas las filas afectadas.

En este ejemplo, tendría que hacer clic en 150 filas en el Registro de estado para abrir una ventana que enumera las primeras 50 filas, y luego hacer clic en Descargar el informe completo para descargar un archivo CSV que incluya las 150 filas afectadas.

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