Editar usuarios: guía integral (empresas)

Esta guía está destinada a usuarios que desean conocer en detalle el área Editar usuarios.

Utilice el área Editar usuarios para administrar las cuentas de usuario en su escuela. Puede ver, editar y crear manualmente cuentas de usuario desde Editar usuarios. Para comenzar, seleccione la pestaña Editar usuarios en el menú de la izquierda de la página de inicio.

Observe la opción Filtrar en la parte superior derecha de cada una de las áreas que se describen a continuación. Usted puede utilizar el filtro para agilizar su búsqueda y sus acciones masivas. Para un mejor resultado, se recomienda evitar el uso de acciones masivas en una selección de usuarios muy grande. Para quitar las opciones del filtro, haga clic en Borrar filtro.

En Editar usuarios, encontrará las siguientes áreas que le permitirán administrar las cuentas de usuario:

 

Editar usuarios


Utilice esta pestaña para editar los siguientes tipos de información de los usuarios:

Primer nombre, segundo nombre, apellido

  • Haga clic en el campo Primer nombre, Segundo nombre o Apellido, según corresponda, para agregar, quitar o corregir la información.
  • Al hacer clic en el encabezado de una columna, la lista de usuarios se ordenará de forma alfanumérica.

Nombre de usuario

  • Los usuarios deben tener un nombre de usuario o un correo electrónico (no es necesario completar ambos campos).
  • Los nombres de usuario son exclusivos de su escuela. Solo pueden contener letras, números, puntos, guiones y guiones bajos.

Correo electrónico

  • Los usuarios deben tener un nombre de usuario o un correo electrónico (no es necesario completar ambos campos).
  • Los correos electrónicos deben ser únicos dentro de Schoology.
  • Al hacer clic en el encabezado de la columna Correo electrónico, la lista de usuarios se ordenará de manera alfanumérica según la dirección de correo electrónico.

ID único

  • Este es un ID exclusivo para cada usuario, que por lo general es un ID de la escuela o un ID de SIS. Se utiliza para asociar a los usuarios con sus otros sistemas al importar y exportar información.  También permite actualizar la información del usuario con un archivo CSV en las actualizaciones posteriores.
  • Tenga en cuenta que los usuarios deben tener un ID único de usuario para poder exportar correctamente la cuenta de usuario.

Contraseña

  • El sistema generará automáticamente las contraseñas para los usuarios nuevos creados sin una contraseña específica.
  • Las contraseñas aparecerán con ** cuando el usuario haya establecido su propia contraseña.
  • Haga clic en los asteriscos o la contraseña existente para ingresar una nueva contraseña.

Seleccionar acción masiva

El menú desplegable Seleccionar acción masiva se puede usar para ejecutar las siguientes acciones sobre varias cuentas de usuario. Marque la casilla a la izquierda de Primer nombre para seleccionar a todos los usuarios. Para seleccionar usuarios específicos, marque la casilla a la izquierda de cada nombre.

Enviar información de inicio de sesión

  1. Seleccione Enviar información de inicio de sesión en el menú desplegable Acción masiva.
  2. Seleccione la cantidad de usuarios deseada.
  3. Haga clic en el botón Guardar cambios para enviar a los usuarios por correo electrónico sus instrucciones de inicio de sesión en Schoology.

Nota: Solo se puede enviar información de inicio de sesión a los usuarios que tengan una dirección de correo electrónico válida y una contraseña visible. Si un usuario tiene una contraseña invisible (**), se debe establecer una nueva contraseña para poder enviar la información de inicio de sesión.

Imprimir información de inicio de sesión

  1. Seleccione Imprimir información de inicio de sesión en el menú desplegable Acción masiva.
  2. Seleccione los usuarios.
  3. Haga clic en el botón Guardar cambios para generar un archivo PDF con la información de inicio de sesión en Schoology para cada usuario.

Nota: Según la información de la cuenta de usuario, se incluye uno de los siguientes grupos de datos para cada usuario:

  • Nombre de la escuela, nombre de usuario, contraseña y pasos para iniciar sesión en Schoology.
  • Correo electrónico, contraseña y pasos para iniciar sesión en Schoology
  • Las escuelas que utilicen un inicio de sesión único (SSO) deben imprimir las contraseñas de SSO utilizando un método externo.

Establecer contraseña

  1. Seleccione los usuarios.
  2. Elija Establecer contraseña en el menú desplegable Acción masiva.
  3. Ingrese una nueva contraseña y confírmela.
  4. Al hacer clic en Enviar, asignará la nueva contraseña a todos los usuarios seleccionados.

Marcar Inactivo

  1. Seleccione Marcar Inactivo en el menú desplegable Acción masiva.
  2. Seleccione los usuarios.
  3. Haga clic en el botón Guardar cambios.
  • Asegúrese de que la opción Guardar información sobre calificaciones y asistencia esté habilitada para poder continuar accediendo a las calificaciones de los usuarios y a los registros de asistencia en los cursos.  Si esta opción no está habilitada, se perderán estos datos de los usuarios.
  • Los comentarios agregados aparecerán en la pestaña Inactivo en caso de que necesite consultarlos en el futuro.

Nota: Si bien los usuarios inactivos no se eliminan del sistema, se quitan de los cursos y grupos. No pueden iniciar sesión con sus credenciales de inicio de sesión ni pueden participar en ninguna área de Schoology. Se pueden crear cuentas nuevas utilizando nombres de usuario o direcciones de correo electrónico en Cuentas inactivas.

Imprimir contraseñas por curso

El botón Imprimir contraseñas por curso genera un archivo PDF con la información de inicio de sesión para los usuarios del curso especificado. No podrá imprimirse la información de inicio de sesión de los estudiantes que tengan una contraseña invisible (**). Los cursos deben tener tanto un código de curso como un código de sección para aparecer en el menú desplegable.

 

Roles/Opciones avanzadas


Utilice esta pestaña para editar los siguientes tipos de información de los usuarios:

Imagen de perfil

Esta imagen aparece en el perfil del usuario asociado.

  • Haga clic en la imagen de perfil para editarla para un usuario específico.
  • Haga clic en el botón Adjuntar archivos para agregar una nueva imagen.
  • Puede adjuntar un archivo .jpg, .gif o .png. El tamaño máximo que puede tener el archivo es de 5 MB.
  • Haga clic en la opción Quitar imagen para quitar la foto.

Nota: Es posible importar de forma masiva imágenes de perfil de los usuarios. Consulte la información sobre cómo importar imágenes de los usuarios a continuación.

Título

Se puede seleccionar un título (Sr., Sra., Dr., etc) en el menú desplegable.  Al hacer clic en el encabezado de la columna Título se ordenará la lista de usuarios de manera alfanumérica según su título.

Usuario

Esta columna muestra el nombre del usuario.

  • Al hacer clic en el encabezado de la columna Usuario, se ordenará la lista de usuarios de manera alfanumérica según el apellido.
  • Al hacer clic en el nombre de un usuario accederá a su página de perfil.
  • Si el usuario tiene asignado un ID único, aparecerá en gris a la derecha del nombre del usuario.

Nombre preferido

El nombre preferido aparece entre paréntesis a la derecha del nombre que se muestra del usuario.

  • Para agregar un nombre preferido, ingrese un nombre y guarde los cambios.
  • Para quitar un nombre preferido, elimine el nombre existente y guarde los cambios.
  • Al hacer clic en el encabezado de la columna Nombre preferido, se ordenará la lista de usuarios de manera alfanumérica según el nombre preferido.

Rol

El menú desplegable muestra todos los roles de su escuela.  Para asignar otro rol a un usuario, haga clic en el menú desplegable junto a cada usuario y seleccione un nuevo rol. Haga clic en Guardar cambios para que entre en vigencia el nuevo rol.

Nota: Los administradores pueden hacer clic en el botón Editar ubicado a la derecha de cada rol para agregar, eliminar o cambiar el nombre de los roles existentes, como así también marcar los roles como usuarios autorizados. Consulte Roles del usuario para obtener información más detallada sobre los roles.

Escuela

Visualice y ajuste las escuelas asociadas a cada usuario.

  • El área Roles/Opciones avanzadas puede o no aparecer en su cuenta según la estructura de su organización.
  • El menú desplegable muestra todos los campus escolares del "distrito".
  • Para asignar un usuario a otro campus escolar, haga clic en el menú desplegable al lado de la persona. Seleccione una nueva escuela y haga clic en Guardar cambios para completar el procedimiento.

Año de graduación

Los años de graduación ingresados en este campo se pueden exportar y filtrar desde el área de exportación.  También puede filtrar por año de graduación desde la opción Filtrar en la parte superior.

Perfil

Este botón permite ingresar, quitar o editar información en los perfiles de usuario. Haga clic en Guardar cambios para ajustar la información del perfil de usuario.

Cambiar rol a

Seleccione un rol de la lista de roles en el menú desplegable y haga clic en Guardar cambios.

Cambiar escuela a

Seleccione una escuela en el menú desplegable y haga clic en Guardar cambios.

Importar imágenes de los usuarios

Este botón permite importar imágenes de perfil de usuario para todos los usuarios en su escuela. Para utilizar esta función, debe asegurarse de que las cuentas de los usuarios de Schoology tengan un ID único o un nombre de usuario que coincida con el nombre del archivo asociado con su imagen de perfil.

  1. Una vez que haya asociado los ID únicos o los nombres de usuario de los usuarios con sus correspondientes archivos, comprima las fotos. Tenga en cuenta que las carpetas que se encuentran dentro de carpetas comprimidas no se pueden importar.
  2. A continuación, seleccione el archivo zip y cárguelo en Schoology.
  3. Haga clic en el botón Cargar archivo.
  4. En el paso Vista previa/Confirmar tendrá la oportunidad de asegurarse de que la foto cargada esté asociada al usuario correcto. Cuando esté listo, haga clic en Confirmar para completar el procedimiento.
  5. Cuando el proceso de carga haya finalizado, verá un mensaje de color verde que le indicará que la operación se completó satisfactoriamente y el número de imágenes importadas.

Nota: El tamaño del archivo zip no debe superar los 50 MB.

 

Información de usuario autorizado


Los miembros designados como usuarios autorizados son aquellos que tienen asignado un rol identificado como Usuario autorizado. El indicador Usuario autorizado permite a los usuarios participar en actividades tales como: recibir mensajes de Schoology (según el permiso), acceder a Recursos públicos, acceder al Centro de aplicaciones y conectarse con otros usuarios.

Utilice esta pestaña para crear y asignar departamentos y cargos.

Usuario

Esta columna muestra el nombre del usuario.

  • Al hacer clic en el encabezado de la columna Usuario, se ordenará la lista de usuarios de manera alfanumérica según el apellido.
  • Al hacer clic en el nombre de una persona, accederá a su página de perfil.
  • Si el usuario tiene asignado un ID único, aparecerá en gris a la derecha del nombre del usuario.

Departamento

El menú desplegable muestra todos los departamentos de su escuela. Para asignar un usuario a otro departamento, siga estos pasos:

  1. Haga clic en el menú desplegable junto a cada usuario.
  2. Seleccione un nuevo departamento.
  3. Haga clic en Guardar cambios.

Nota: Los administradores con una cuenta Empresas pueden hacer clic en el botón Editar a la derecha de Departamento para agregar, eliminar o cambiar el nombre de los departamentos existentes.

Cargo

Puede ingresar un cargo en el cuadro de texto junto al nombre de un usuario en la columna Cargo.

El menú desplegable Seleccionar acción masiva se puede usar para ejecutar las siguientes acciones sobre varias cuentas de usuarios.  Marque la casilla a la izquierda de Primer Nombre para seleccionar a todos los usuarios.  Se pueden seleccionar ciertos usuarios marcando la casilla a la izquierda de cada nombre.

Establecer Departamento

  1. Seleccione un departamento de la lista de departamentos del menú desplegable.
  2. Haga clic en el botón Enviar para guardar la asociación.

Establecer cargo

  1. Ingrese el título de un cargo en el campo.
  2. Haga clic en el botón Enviar para guardar los nuevos títulos.

 

 Padres/Asesores


Las asociaciones de padres les permiten a los usuarios con cuentas de padres ver la información de sus hijos al acceder a una cuenta de hijo de solo lectura a través de la flecha descendente ubicada en la parte superior derecha de sus cuentas. Esta vista muestra la entrada Actividad reciente del estudiante, sus próximas actividades, su calendario y, si el permiso está habilitado, sus calificaciones y asistencia. Además, les permite a los padres, si la configuración de privacidad lo permite, el acceso en modo solo lectura a los cursos y grupos de sus hijos.

Para obtener más información acerca de cómo el administrador del sistema controla el acceso de los padres, lea el artículo Configuración del sistema y remplazos de privacidad. Los maestros pueden aprender más acerca de las opciones de la función Padres en el artículo de preguntas frecuentes ¿Cómo puedo utilizar las funciones para padres en mi curso o grupo?

Las asociaciones de asesores les permiten a quienes tienen cuentas de asesor ver la información de los estudiantes que reciben asesoramiento a través de la pestaña Estudiantes que reciben asesoramiento que aparecerá en el menú de la izquierda. Como administrador del sistema, usted tiene acceso a esta pestaña de manera predeterminada y puede usarla para buscar a cualquier usuario de su escuela. Cuando usted establece asociaciones de asesores, los asesores pueden ver esta misma información para sus estudiantes que reciben asesoramiento.

Utilice esta pestaña para asociar cuentas de padres y de asesor a las cuentas de estudiantes en Schoology.

Primer nombre, segundo nombre, apellido, ID único, rol

  1. Estas columnas muestran la información del usuario.
  2. Al hacer clic en el encabezado de la columna, la información se ordenará de forma alfanumérica.

Padres/Asesores

  • Agregar asociaciones de padres
  1. Busque el estudiante a quien desea agregar una asociación de padres.
  2. Haga clic en el botón Padres a la derecha del nombre del estudiante.
  3. Ingrese el nombre del padre en el campo. El campo se completará automáticamente con los usuarios correspondientes de su escuela cuando usted comience a escribir el nombre.
  4. Cuando haya agregado todas las asociaciones de padres para el estudiante, haga clic en Guardar cambios para completar el procedimiento.
  • Agregar asociaciones de asesores
  1. Busque el estudiante a quien desea agregar una asociación de asesor.
  2. Haga clic en el botón Asesor a la derecha del nombre del estudiante.
  3. Ingrese el nombre del asesor en el campo. El campo se completará automáticamente con los usuarios correspondientes de su escuela cuando usted comience a escribir el nombre.
  4. Cuando haya agregado todas las asociaciones de asesores para el estudiante, haga clic en Guardar cambios para completar el procedimiento.
  • Quitar asociaciones
  1. Haga clic en la x que aparece a la derecha de los padres o asesores asociados.
  2. Cuando haya seleccionado todos los padres o asesores que desea quitar, haga clic en Guardar cambios para completar el procedimiento.

Parent Advisor Association.PNG

El menú desplegable Seleccionar acción masiva se puede usar para borrar padres. Con esta opción, se eliminan las asociaciones de padres para los usuarios seleccionados.

El menú desplegable Opciones se puede utilizar para realizar las siguientes acciones:

Importar asociaciones

  • Esta opción le permite importar un archivo CSV o XLS con asociaciones de padres o asesores.
  • Tenga en cuenta que es posible que los padres que tienen varios hijos en la escuela aparezcan más de una vez en el archivo.

Exportar asociaciones

  • Esta opción genera un archivo CSV que contiene los ID de usuario y los padres o asesores asociados para cada usuario.

Descargar códigos de acceso para padres

  • Esta opción genera un archivo CSV con los códigos de acceso para padres de los usuarios.
  • Los padres pueden usar sus códigos para registrar una cuenta nueva o para asociar su cuenta existente con un hijo desde la pestaña Mis hijos, donde este código se llama código de hijo.
  • Tenga en cuenta que cada código de acceso para padres es exclusivo para cada hijo.

Nota: Como administrador del sistema, puede activar o desactivar la capacidad de los padres de hacer asociaciones seleccionando o anulando la selección de las opciones Habilitar códigos de acceso para padres en la configuración del sistema.

 

Inactivo


En el área Inactivo, se muestran todos los usuarios del sistema marcados como inactivos.

Usuario

Esta columna muestra el nombre del usuario. Si el usuario tiene asignado un ID único, aparecerá en gris a la derecha del nombre del usuario.

Inactivo desde (fecha)

Esta columna muestra la fecha y hora en la que la cuenta fue marcada como inactiva.

Modificado por

Esta columna muestra el administrador del sistema que realizó la acción. Al hacer clic en el nombre, accederá al perfil del usuario.

Comentarios

Esta columna muestra los comentarios realizados por el administrador del sistema al deshabilitar la cuenta.  Para editar un comentario, haga clic en el campo, inserte los cambios y seleccione Guardar cambios.

El menú desplegable Seleccionar acción masiva se puede usar para ejecutar las siguientes acciones sobre varias cuentas de usuario.  Marque la casilla de la izquierda de Usuario para seleccionar a todos los usuarios.  Es posible seleccionar usuarios específicos si se marca la casilla situada a la izquierda de cada nombre.

Cambiar a activo

  1. Seleccione un usuario marcando la casilla a la izquierda del nombre del usuario.
  2. Seleccione la opción Cambiar a activo y haga clic en Guardar cambios para finalizar.
  3. Al cambiar los usuarios al estado activo, les habilita el acceso para unirse a cursos y grupos.  Marque la opción "Restablecer también los cursos y grupos de cada usuario" para volver a inscribir a cada usuario en los cursos y grupos en los que estaba inscrito

Nota: La reinscripción en los cursos previos completará automáticamente las calificaciones y la asistencia.

Agregar comentario

  1. Seleccione un usuario marcando la casilla a la izquierda del nombre del usuario.
  2. Seleccione la opción Agregar comentario.
  3. Ingrese un comentario y haga clic en Enviar.
  4. El comentario ingresado anulará el campo de comentarios para los usuarios seleccionados.

Fusionar


El área Fusiones le permite fusionar la cuenta de un usuario en su escuela con la cuenta de otro usuario dentro de su escuela. Esta función debe utilizarse cuando un usuario tiene una cuenta duplicada en el sistema de su escuela.

La cuenta que se prevé fusionar será eliminada del sistema, y los contenidos de la cuenta fusionada estarán disponibles desde la cuenta de destino. Una vez que se hayan fusionado las cuentas, el usuario podrá iniciar sesión con las credenciales de inicio de sesión de la cuenta de destino.

Nota: Las cuentas fusionadas no se pueden separar. Asegúrese de volver a revisar que las cuentas que se fusionan son correctas antes de completar la fusión. Puede pedirle al usuario que vincule las cuentas si ambas cuentas deben existir en Schoology.

Para fusionar cuentas:

  1. Introduzca el nombre de la cuenta de usuario que desea fusionar en el campo Usuario por fusionar. Este campo se completará automáticamente con la cuenta de usuario de su escuela.
  2. En el campo Usuario de destino, ingrese el nombre de la cuenta de usuario en la cual desea que se fusione la primera cuenta. Este campo también completará automáticamente la cuenta de usuario de su escuela.
  3. Asegúrese de que las dos cuentas seleccionadas sean correctas. La cuenta de destino es la cuenta que permanecerá después de la fusión.
  4. Cuando esté listo, haga clic en el botón Enviar.
  5. Revise las dos cuentas que desea fusionar en el paso Vista previa/Confirmar.
  6. Haga clic en Fusionar para completar la fusión o en Cancelar para salir del formulario.

Nota:  Las cuentas de usuario creadas a partir de una integración de SIS no pueden fusionarse con otra cuenta de usuario. Cuando seleccione este tipo de cuenta en el campo Usuario por fusionar, verá el siguiente mensaje: "Este usuario se carga a través de una integración de SIS y no puede fusionarse". En estos casos, puede fusionar la cuenta duplicada con esta cuenta o pedirle al usuario que vincule sus cuentas.

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